2.3.6 Realizace projektu v OPPIK - monitoring a žádost o platbu
Bc. et Bc. Ondřej Homola
Přesně před dvěma roky, na přelomu května a červa 2015, došlo k vyhlášení prvních deseti výzev v Operačním programu Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost (OPPIK), vlajkové lodi podnikatelských dotací ze strukturálních fondů EU v gesci Ministerstva průmyslu a obchodu.
Jednalo se o první vyhlášené programy v současném programovacím období (ohraničeném roky 2014 – 2020). K zpoždění došlo z mnoha důvodů, jedním z nich byl i nechvalně známý administrační systém MS2014+ ( https://mseu.mssf.cz/ ). Je velkou ironií, že výběrové řízení na tento SW bylo tak “nepovedené“, že jej Evropská komise odmítla ČR proplatit, to je však téma na jindy. Že to bylo - i díky onomu systému - prvenství uspěchané, svědčí i fakt, že schvalování žádostí podaných v této první vlně, nabralo více než roční zpoždění, a tak většina žadatelů dostala svá toužebně očekávaná Rozhodnutí o přidělení dotace (dále jen "ROPD") teprve na počátku roku 2017.
V současné době má již mnoho projektů realizovánu aspoň první etapu a připravuje Žádost o platbu (dále jen "ŽoP") a zahajuje tzv. monitoring - tedy podávání tzv. monitorovacích zpráv. Ačkoliv realizace projektu zahrnuje další aspekty (zejm. výběrová řízení, publicitu), rozhodli jsme se zaměřit článek speciálně na ŽoP a monitoring.
Začneme ze široka: při podávání žádosti o podporu definuje žadatel tzv. etapy projektu. Ty mají tu skvělou vlastnost, že umožní žadateli čerpat dotaci po částech, tedy podat za každou etapu Žádost o platbu, čímž si zajistí cash flow a financování projektu. Pro rozdělení projektu na etapy musí splňovat několik jednoduchých pravidel. Tato pravidla zde uvádíme i proto, že v realizační fázi je možno etapy měnit, nicméně tato pravidla musí být vždy dodržena:
-
minimální délka jedné etapy jsou 3 měsíce,
-
etapy na sebe musí navazovat, mohou se překrývat,
-
ve více etapovém projektu je podmínka min. 500 tis. Kč dotace na jednu etapu (neplatí pro závěrečnou etapu),
-
etapa by měla tvořit nějaký uzavřený celek (nákup jednoho stroje, nebo uzavřené části linky, realizace technicky uzavřené části stavby atd.).
Nedoporučujeme dělat příliš mnoho etap, neboť každá Žádost o platbu s sebou nese určitou administrativní náročnost. Ideální jsou 1 – 4 etapy ročně, vyšší četnost je již dosti náročná i termínově.
Pokud tedy má projekt vydáno ROPD, žadatel se stává příjemcem dotace, a má-li již realizovány výdaje za jednu či více etap, může za tyto podat ŽoP (pokud byly od podání žádosti o podporu realizovány dvě a více etap, je vhodné tyto spojit pomocí Žádosti o změnu (dále jen "ŽOZ") do jedné a podávat pouze jednu ŽoP).
Před samotným vyplňováním Žádosti o platbu v MS2014+ je třeba zajistit si přílohy, které se v drtivé většině sestávají z účetních dokladů. Ty jsou specifické pro každý typ výdaje (mzdy, stavební výdaje, služby, stroje,...), nicméně v zásadě se vždy jedná o standardní doklady, které potřebuje k práci účetní.
Povinné přílohy k Žádosti o platbu všech dotačních programů podpory:
-
kopie účetních dokladů a dokladů o úhradě,
-
kopie smlouvy o bankovním účtu (nutné elektronicky nahrát k žádosti o platbě každou etapu projektu),
-
kopie kupních smluv a kopie smluv o dílo (s uvedeným prohlášením dodavatele o poskytnutí součinnosti kontrolním orgánům v případě kontroly dodavatelských činností v souvislosti s realizací projektu) včetně příloh smluv, pokud je uvedeno, že jsou nedílnou součástí smlouvy - kopie objednávek,
-
plná moc pro podepsání a odeslání Žádosti o platbu – plnou moc je třeba vložit do záložky dokumenty v MS2014+ a podepsat ji kvalifikovaným elektronickým podpisem. Plná moc musí mít úředně ověřený podpis za stranu zmocnitele (případně podpisy, jedná-li více osob současně).
Nahoru Specifické přílohy k Žádosti o platbu pro jednotlivé programy
Níže jsou uvedeny přílohy, požadované nad rámec výše uvedených:
Marketing:
-
fotodokumentace stánku tak, aby byla viditelná povinná publicita,
-
výpis z katalogu vystavovatelů z každého veletrhu,
-
vzorky marketingových propagačních materiálů (letáky, katalogy, prospekty, brožury atd.),
-
kopie inzerátu (včetně titulní strany časopisu).
Inovační vouchery:
Školicí střediska:
-
výpisy z účetnictví, ze kterých bude zřejmé zaúčtování faktur,
-
kolaudační souhlas nejpozději k poslední platbě.
Aplikace:
-
výkaz práce zaměstnance a stroje,
-
předepsané tabulky pro mzdové náklady,
-
v případě odpisů je nezbytné doložení faktury a úhradového dokladu na koupi zařízení - zaplaceno přímo subjekty,
-
pracovní smlouvy (HPP, DPP, DPČ),
-
účetní sestavy (vč. vyznačených daňových odpisů nárokovaných v projektu – zřejmé konkrétní zaúčtování),
-
závěrečná zpráva k oponentnímu řízení (vč. doložení splnění závazných ukazatelů dle Rozhodnutí o poskytnutí dotace).
Smart Grids I (Distribuční sítě), Smart Grids II (Přenosová síť), Úspory energie v SZT, Nízkouhlíkové technologie:
-
předávací protokol (finální předávací protokol),
-
inventární karty majetku (karty dlouhodobého majetku),
-
kolaudace (v relevantních případech),
-
zkušební provoz (v relevantních případech),
-
fotodokumentace projektu, publicity,
-
kopie první a poslední strany stavebního deníku (v relevantních případech),
-
výpis z katastru a snímek katastrální mapy ne starší 3 měsíců (netýká se NUT).
Inovace – Inovační projekt
-
kopie dodacích listů nebo protokoly o převzetí od dodavatelů,
-
dokumentace prokazující zařazení do dlouhodobého majetku firmy (protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy, inventární karty, výpis z analytického účtu vztahujícího se k projektu apod.),
-
doklady prokazující splnění indikátorů povinných k naplnění dle rozhodnutí a podmínek poskytnutí dotace (k datu splnění),
-
kopie stavebního povolení (v případě stavebních prací podléhajících stavebnímu povolení, nejpozději k žádosti o platbu za 1. etapu),
-
kopie kolaudačního souhlasu nebo rozhodnutí o zahájení zkušebního provozu (v případě stavebních prací podléhajících kolaudaci),
-
stavební deník (v případě stavebních prací postačí první tři strany),
-
fotodokumentace prokazující splnění publicity projektu (nejpozději k závěrečné žádosti o platbu),
-
v případě plnění, které může z technických nebo uměleckých důvodů, z důvodu ochrany výhradních práv, práva duševního vlastnictví k poptávanému plnění, nebo z důvodu vyplývajícího ze zvláštního právního předpisu poskytnout pouze jeden dodavatel, posudek soudního znalce, který tuto skutečnost dokládá a dále znalecký posudek s oceněním práva (týká se výdajů nad 500 tis. Kč bez DPH).
Inovace – Projekty na ochranu práv průmyslového vlastnictví:
-
Přílohy v závislosti na klíčových aktivitách projektu:
-
kopie úředního věstníku se zveřejněnou přihláškou patentu u následujících druhů přihlášek: "Přihláška vynálezu u ÚPV, "Přihláška vynálezu do zahraničí", "Přihláška Evropského patentu", "Mezinárodní PCT přihláška vynálezu";
-
potvrzení o/kopie udělení patentu, příp. potvrzení o/kopie zveřejnění ve věstníku u následujících druhů přihlášek: "Přihláška vynálezu u ÚPV, "Přihláška vynálezu do zahraničí", "Přihláška Evropského patentu", "Mezinárodní PCT přihláška vynálezu";
-
kopie zápisu užitného vzoru do rejstříku u "Přihlášky užitného vzoru u ÚPV" a "Přihlášky užitného vzoru do zahraničí";
-
potvrzení o/kopie zápisu průmyslového vzoru do rejstříku u "U Přihlášky průmyslového vzoru u ÚPV" a "Přihlášky průmyslového vzoru do zahraničí";
-
potvrzení o/kopie zápisu ochranné známky do rejstříku u Přihlášky průmyslového vzoru u ÚPV" a "Přihlášky ochranné známky do zahraničí";
-
Kopie smlouvy/objednávky na překladatelské služby, kopie smlouvy s patentovým zástupcem.
Klastry:
-
pracovní smlouvy,
-
předepsané tabulky pro mzdové náklady a cestovné (nutné doložit i v elektronické podobě),
-
kopie cestovních výkazů včetně zpráv o průběhu služební cesty,
-
kopie smluv s externími poradci,
-
žadatel je povinen předkládat výstupy z činnosti klastru (studie a analýzy, propagační materiály, zápisy, pozvánky, prezenční listiny, fotodokumentaci z konferencí, seminářů a jiné dokumenty),
-
žadatel je povinen k investičnímu majetku předložit protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy (inventární karty) a tiskové sestavy z účetního deníku, v nichž zřetelně označí zaúčtování daného účetního dokladu,
-
k aktivitě kolektivní výzkum žadatel předkládá průběžné zprávy o realizaci projektu,
-
k poslední žádosti o platbu žadatel předloží závěrečnou zprávu o realizaci projektu (u všech aktivit).
Technologické platformy:
-
pracovní smlouvy,
-
předepsané tabulky pro mzdové náklady a cestovné (nutné doložit i v elektronické podobě),
-
kopie cestovních výkazů včetně zpráv o průběhu služební cesty,
-
kopie smluv s externími poradci,
-
žadatel je povinen předkládat výstupy z činnosti technologické platformy (studie a analýzy, propagační materiály, zápisy, pozvánky, prezenční listiny, fotodokumentaci z konferencí, seminářů a jiné dokumenty),
-
žadatel je povinen k investičnímu majetku předložit protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy (inventární karty) a tiskové sestavy z účetního deníku, v nichž zřetelně označí zaúčtování daného účetního dokladu,
-
k poslední žádosti o platbu žadatel předloží závěrečnou zprávu o realizaci projektu.
Partnerství znalostního transferu:
-
pracovní smlouvy,
-
předepsané tabulky pro mzdové náklady a cestovné (nutné doložit i v elektronické podobě),
-
kopie cestovních výkazů včetně zpráv o průběhu služební cesty,
-
kopie smluv s externími poradci,
-
žadatel je povinen k investičnímu majetku předložit protokoly o převodu do dlouhodobého majetku firmy (inventární karty) a tiskové sestavy z účetního deníku, v nichž zřetelně označí zaúčtování daného účetního dokladu,
-
k první žádosti o platbu žadatel předloží podrobný zápis z výběrového řízení na pozici asistenta znalostního transferu (kdy a kde bylo výběrové řízení vyhlášeno, kolik se přihlásilo uchazečů, kolik uchazečů se výběrového řízení zúčastnilo; ze zápisu musí být patrné, že se podnik výběrového řízení zúčastnil a souhlasil s výběrem asistenta apod.) a životopis vybraného asistenta znalostního transferu,
-
k poslední žádosti o platbu žadatel předloží závěrečnou zprávu obsahující zhodnocení realizace projektu a dosažení stanovených výstupů a jejich následného využití.
Potenciál:
-
výpis z katastru nemovitostí a snímek z katastrální mapy (oba dokumenty nesmí být vystaveny dříve než 3 měsíce před datem prvního podání žádosti o platbu), čímž příjemce prokáže vlastnická práva k nemovitostem – pozemkům,
-
výpis z účetnictví příjemce, ze kterého je patrné, jak je položka zaúčtována – tj. zařazena do dlouhodobého hmotného majetku příjemce,
-
posudek soudního znalce o ceně obvyklé, přičemž posudek musí zachycovat cenu max. 6 měsíců před datem podpisu kupní smlouvy,
-
kopie dodacích listů na dílčí plnění nebo kopie předávacích protokolů od dodavatelů na dílčí plnění,
-
kopie záznamu o převzetí stavby nebo její části (pokud byl vystaven), a to v případě stavební činnosti,
-
kopie části stavebního deníku, ze které bude patrné datum převzetí staveniště – započetí stavebních prací,
-
v případě stavební činnosti kolaudační souhlas nebo povolení k užívání stavby - uvedení do zkušebního provozu,
-
v případě pořízení práv duševního vlastnictví (patenty, licence, know-how) znalecký posudek (je-li hodnota položky vyšší než 500 000 Kč),
-
kopie smluv s externími poradci nebo jiný smluvní vztah s externím poradcem,
-
zpráva nebo studie, z níž bude patrné, co bylo předmětem plnění (výstupem),
-
řádně vyplněné předepsané tabulky pro mzdy a pojistné zachycující konkrétní výzkumnou/vývojovou činnost,
-
pracovní smlouvy (dohody) absolventů technických nebo přírodovědných oborů provádějících výzkumnou/vývojovou činnost, případně dodatky k pracovním smlouvám (pokud se dodatkem rozšiřuje pracovní náplň absolventa na výzkumného a vývojového pracovníka),
-
maturitní vysvědčení, výuční list nebo VŠ diplom, které nebyly vystaveny dříve než 2 roky před datem prvního podání předběžné žádosti (datum přijatelnosti projektu),
-
k investičním položkám v hodnotě nad 10 000 Kč doložte také fotografie prokazující splnění povinné publicity dle pravidel pro povinnou publicitu,
-
výpis z katastru nemovitostí a snímek z katastrální mapy (oba dokumenty nesmí být vystaveny dříve než 3 měsíce před datem prvního podání žádosti o platbu) k tomuto místu realizace. Z výpisu musí být patrné, že místo realizace projektu již je ve vlastnictví příjemce,
-
v případě, že v průběhu realizace projektu budou v místě realizace projektu probíhat stavební úpravy, které nejsou způsobilým výdajem, je příjemce povinen doložit nejpozději k žádosti o platbu za závěrečnou etapu kolaudační souhlas nebo povolení k užívání stavby - uvedení do zkušebního provozu.
Služby infrastruktury:
-
smlouvy (kupní, budoucí kupní, o poskytnutí služeb, na dodávky, nájemní, na neskladovatelné dodávky typu energie, voda plyn apod.). V případě nájemní smlouvy k pozemku/budově, kde bude probíhat realizace projektu a bude se jednat o rozšíření či výstavbu II se dokládá souhlas majitele s technickým zhodnocením stavby (pokud nebylo dodáno již k plné žádosti),
-
detailní položkový…