dnes je 18.1.2019
Input:

Použití automobilu zaměstnanci podnikatele

11.1.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

7.13
Použití automobilu zaměstnanci podnikatele

Ing. Jan Bonaventura

Ve většině podnikatelských subjektů je automobil nedílnou součástí majetku, který je využíván při podnikatelské činnosti a jeho použití je dnes zcela běžné. Velmi často jej využívá nejen samotný podnikatel, ale i jeho zaměstnanci, spolupracující osoby či další subjekty, jako jsou rodinní příslušníci, dodavatelé služeb apod. Automobil bývá rovněž využíván jako jeden z benefitů, kdy je zaměstnanci umožněno jeho použití jak pro firemní, tak pro soukromé účely.

Základní aspekty využití automobilu jsou obsahem této kapitoly. Cílem této kapitoly je zmínit nejvýznamnější z nich a navrhnout jejich možná řešení s tím, že se zaměříme zejména na účetní a daňové aspekty.

Užívání automobilu jinými osobami než podnikatelem

Co se týká možnosti využití automobilu jinými osobami, neexistují v zásadě limitace osob, které by mohly podnikatelův majetek využít, nedochází-li tím k porušování obecných předpisů o provozu vozidel (tj. například, pokud by ten, kdo vozidlo řídí, neměl oprávnění a podnikatel o tom věděl). V praxi je nejběžnějším způsobem použití poskytnutí vozidla zaměstnanci či spolupracující osobě, ale běžné je i využití vozidla dodavatelem či odběratelem služeb, rodinným příslušníkem a dalšími osobami.

Podnikatel by měl zajistit, aby vozidlo bylo při předání ve stavu odpovídajícím účelu, k jakému má být použito (splňovalo technické požadavky, výbavu apod.) a ve vlastním zájmu by si měl s osobou, která bude vozidlo řídit, dohodnout vzájemná práva a povinnosti, zejména v případech dlouhodobějšího využívání.

Použití vozidla zaměstnanci

Pod pojem „zaměstnanec“ zahrneme všechny osoby, které pobírají příjmy ze závislé činnosti, tj. zejména:

  • zaměstnance v pracovním poměru,

  • osoby vykonávající činnost na základě dohody o provedení práce či pracovní činnosti,

  • jednatele,

  • společníky právnických osob,

  • další osoby uvedené v § 6 ZDP.

Jak bylo zmíněno, se zaměstnancem je důležité sjednat obecná pravidla použití, mezi něž lze zařadit zejména:

  • dodržování předpisů v oblasti bezpečnosti práce (například evidence doby jízd) s tím, že lze rozhodně doporučit poučení zaměstnance o povinnostech v této oblasti zajištěním školení řidičů profesionálním dodavatelem takových služeb,

  • provozní pravidla jako například místa tankování, nutnost hlásit závady a zajistit servisní prohlídky ve stanovených servisech, udržování automobilu v čistotě, dodržování pravidel pro parkování vozu mimo pracovní dobu i během ní, sjednání zákazu přepravování dalších osob apod.),

  • dohodnout pravidla pro vyúčtování nákladů s provozem (tankování přes PHM karty, poskytování záloh apod.).

Tyto otázky jsou zejména pracovněprávní a chrání zaměstnavatele před odpovědností za případné náhrady škod, které by mohly zaměstnanci vzniknout, případně zajišťuje odpovědnost zaměstnance za škody, které by zaměstnanec mohl způsobit neodborným použitím či porušením obecné prevenční povinnosti (povinnost předcházet škodám).

Některé povinnosti jsou zřejmé a zaměstnanec se odpovědnosti nezprostí (například řízení pod vlivem alkoholu), ale v některých případech je vhodné zaměstnance přímo zavázat k dodržování určitých postupů, protože by se mohl snažit dovodit, že vznik škody nemohl předvídat (například poškození motoru v důsledku natankování špatné nafty, odcizení vozu v důsledku zaparkování v odlehlé ulici či ztráta záruky kvůli nedodržení servisního intervalu).

Účelem pravidel může být i úspora, například uložení povinnosti tankovat u vybraných čerpacích stanic, například díky dohodnuté slevě, obecně regionálně nižší ceně či jen kvůli eliminaci snahy některých řetězců přitáhnout řidiče pomocí bonusů za nakoupené PHM bez ohledu na jejich cenu.

Z toho důvodu je rovněž vhodné stanovit pravidla pro zajištění servisu a další oblasti provozu.

Účetní a daňové souvislosti

Co se týká využití automobilu pouze pro firemní potřeby, nejsou zde žádné zásadní otázky v oblasti účetnictví a daní, které by souvisely s tím, zda automobil používá přímo podnikatel či zaměstnanec. Problém či alespoň otázky k řešení zpravidla nastávají, pokud je automobil používán jak k firemním, tak k soukromým účelům, či v některých případech dokonce pouze k soukromým účelům.

Soukromé využití vozidla

V případě bezplatného použití vozidla jak pro služební, tak pro soukromé účely (resp. alespoň umožnění jeho soukromého použití) bude aplikován § 6 odst. 6 ZDP.

Dle tohoto ustanovení bude zaměstnanci zvýšen základ daně o 1 % z pořizovací ceny vozu za každý měsíc, kdy má vozidlo k dispozici pro soukromé použití.

Není přitom důležité, zda jej skutečně využil, ale zda jej má k dispozici, tj. zda má k využití právo na základě smlouvy, vnitřního předpisu apod.

V případě zaměstnanců, kteří využívají vůz soukromě jen příležitostně, tak bude z hlediska výše odvodů výhodnější poskytnout vozidlo vždy pro konkrétní případ (například při dovolené) na základě zvláštní dohody, aby nebylo nutné odvádět daň a pojistné za každý měsíc, kdy by právo využití bylo zakotveno v pracovní smlouvě apod.

Zákon tedy ve zmíněném § 6 odst. 6 ZDP stanovuje fikcí hodnotu příjmu, který zaměstnanec realizuje tím, že využívá bezplatně vozidlo, za nějž by standardně platil.

V této souvislosti upozorňujeme, že uvedené ustanovení pracuje s pojmem „motorové vozidlo“ a tedy se uvedené bude vztahovat jak na automobily (osobní či nákladní), tak na motocykly, čtyřkolky či traktory a další vozidla.

Stanovení hodnoty nepeněžního příjmu

Zákon při stanovení ceny vychází z pořizovací ceny vozu, tedy dovozuje, že čím dražší vozidlo, tím vyšší je takový příjem. Zajímavé je, že zákon neoperuje se změnou hodnoty vozu v čase, tj. pokud bude pořizovací cena vozidla 1 000 000 Kč, bude se měsíčně základ daně zvyšovat o 10 000 Kč po celou dobu, kdy bude vozidlo využíváno, ačkoliv bude jeho například za 5 let třeba jen 200 000 Kč.

Roli nehraje ani míra využití, tj. zdanitelný příjem bude stejný v případě, kdy zaměstnanec najede 200 km nebo 1000 km.

Pokud by došlo k prodeji vozidla a následně k jeho odkoupení zpět, vycházelo by se z nové vstupní ceny (nižší), nicméně takovou transakci by bylo možné posoudit jako zneužití práva, případně ji při stanovení vstupní ceny pro tyto účely vyloučit, jakožto simulovaný právní úkon, proto ji rozhodně nelze doporučit jako standardní způsob, jak vstupní cenu snížit.

V případě vozidel v nájmu se vychází z ceny pronajímatele, což platí i v případě, kdy dojde k následnému odkoupení vozidla (zejména u finančního leasingu). Při poskytnutí takového vozidla je tedy nutné požádat pronajímatele o sdělení vstupní ceny, kterou eviduje.

V případě plátců DPH je nutné upozornit ještě na jednu věc, a to, že se vychází z ceny včetně DPH bez ohledu na to, zda byl při pořízení uplatněn nárok na odpočet na vstupu.

Jedno procento se využije v případě, kdy je vozidlo poskytnuto bezplatně. Pokud by byla od zaměstnance vybírána úplata za použití, aplikovalo by se ustanovení § 6 odst. 3 ZDP a za nepeněžní příjem by se považovala částka ve výši rozdílu mezi § 6 odst. 6 ZDP a úplatou, kterou zaměstnanec hradí.

Pan Pekárek provozuje obchod a směnárnu a rozhodl se poskytnout zaměstnanci, panu Bartákovi, automobil jak pro služební, tak pro soukromé použití. Vozidlo pořídil před několika lety na finanční leasing, a ten dosud není splacen. Pořizovací cena vozu byla 500 000 Kč plus 21 % DPH. Měsíčně platí 10 000 Kč bez DPH. S panem Pekárkem se dohodli, že bude mít vůz bezplatně, pouze za měsíc červenec, kdy s ním jel na dovolenou do Španělska, zaplatí částku 3 000 Kč + 21 % DPH Kč za zvýšené opotřebení.

Řešení:

Vozidlo je v nájmu, tedy měsíční splátku nebereme v potaz, ale musíme zjistit vstupní cenu. Ta je 500 000 Kč (pan Pekárek je plátce DPH), pro účely propočtu však musíme DPH přičíst. Základ pro výpočet tedy bude 605 000 Kč, to, jak je vůz starý, nehraje roli. 1 % tedy činí 6 050 Kč, což je částka, o níž bude panu Bartákovi zvýšen zdanitelný příjem za každý měsíc, kdy má vozidlo k dispozici i pro soukromé účely. Za měsíc červenec však zaplatil za použití vozidla částku 3 630 Kč a jeho zdanitelný příjem tak bude stanoven dle § 6 odst. 3 ZDP a bude činit 2 370 Kč.

V případě, kdy je poskytnuto více vozidel současně, vychází se ze součtu vstupních cen všech takto poskytnutých vozidel. V případě, kdy je poskytnuto více vozidel postupně (například při obnově vozového parku apod.), je základem pro výpočet nejvyšší ze vstupních cen.

Zákon o daních z příjmů stanoví fikci 1 % ze vstupní ceny pro případy, kdy je vozidlo poskytnuto jak pro soukromé, tak pro služební účely (poměr není stanoven).

V případě, kdy by bylo vozidlo poskytnuto pouze pro soukromé účely, by tedy striktně vzato toto ustanovení nebylo aplikovatelné a opět bychom museli využít ustanovení § 6 odst. 3 ZDP a nepeněžní příjem by byl stanoven jako rozdíl mezi úhradou zaměstnance a cenou obvyklou.

Ta by ovšem mohla být vyšší než cena stanovená 1 % ze vstupní ceny. Stejně jako jsme však uvedli, že nehraje roli, že má zaměstnanec vozidlo pouze k dispozici, ale fakticky jej soukromě nepoužívá, nehraje opět roli, zda je vozidlo služebně využíváno či nikoliv. Stačí tedy, pokud je zde i tento účel alespoň potenciálně a opět je možné 1 % využít.

Pro případ, že by zaměstnavatel chtěl riziko případného doměrku eliminovat, doporučujeme nařídit zaměstnanci alespoň nějakou služební jízdu, například jízdu na poštu, do servisu apod.

V některých případech však skutečně může nastat situace, kdy vozidlo nebude poskytnuto pro služební účely, ale pouze pro soukromé použití a nelze argumentovat, že je vozidlo využíváno i služebně. Takovým případem bude například zapůjčení vozidla pouze za účelem vykonání soukromé cesty, například na dovolenou, zapůjčení nákladního automobilu pro převoz nákladu zaměstnanci pracujícímu v účtárně apod.

V takovém případě by bylo nutné stanovit obvyklou cenu, která by byla příjmem zaměstnance. Jak si však ukážeme dále, nemusí to znamenat, že by to bylo pro zaměstnavatele a zaměstnance méně výhodné, v některých případech právě naopak.

Stanovení obvyklé ceny při soukromém použití

Obecně by se vycházelo

.
  1. Smlouva o poskytnutí užívacích práv k On-line produktu (dále také jen   "smlouva") se uzavírá na dobu určitou, a to na dobu předplatného uvedenou v objednávce a ve faktuře. 
  2. Dojde-li k objednání On-line produktu nakladatelství přes internet, vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím okamžikem odeslání objednávky učiněné v internetovém obchodu nakladatelství. Podmínkou odeslání objednávky je odsouhlasení těchto všeobecných obchodních podmínek pro On-line produkty (dále také "VOP-O"), které se tak stávají právně závazné pro obě smluvní strany. 
  3. V případě objednání On-line produktu jakýmkoli jiným způsobem vzniká smlouva mezi objednatelem a nakladatelstvím zaplacením zálohové faktury. Úhradou zálohové faktury se stávají VOP-O právně závaznými pro obě smluvní strany. 
  4. Ke vzniku smlouvy mezi nakladatelstvím a objednatelem dojde vždy s výhradou ztráty schopnosti nakladatelství smlouvu plnit. 
  5. Objednateli vzniká právo užívat On-line produkt po uzavření smlouvy, zaplacení ceny (předplatného) On-line produktu  a aktivaci přístupu objednatele do On-line produktu provedené nakladatelstvím.
    O aktivaci přístupu do On-line produktu je objednatel nakladatelstvím informován emailem a současně jsou mu zaslány pokyny k přihlášení do On-line produktu. Rozhodne-li se objednatel svého práva na užívání On-line produktu nevyužít, nemá tato skutečnost vliv na platnost smlouvy a povinnost objednatele platit cenu On-line produktu (předplatné). 
  6. Smlouva se vždy automaticky prodlužuje o další předplatné období, jehož délka je shodná s délkou předcházejícího  předplatného období, nedoručí-li nejpozději 6 týdnů před uplynutím předplaceného období uvedeného na faktuře jakákoli ze smluvních stran druhé smluvní straně emailem nebo dopisem učiněné oznámení, že o automatické prodloužení předplatného nemá zájem. V případě jednoměsíčního předplatného se šestitýdenní lhůta pro doručení oznámení zkracuje na 15 dní a ust. čl. 8 VOP-O se nepoužije. Obě smluvní strany s automatickým prodlužováním smlouvy výslovně souhlasí. Objednatel je povinen platit nakladatelství předplatné navýšené o DPH po celou dobu platnosti smlouvy. 
  7.  Nakladatelství je s ohledem na nárůst průměrného indexu spotřebitelským cen oprávněno zvýšit jednou ročně ceny předplatného na další předplatné období, maximálně však vždy o 3 % z  ceny předplatného předcházejícího předplatného období. 
  8. Nakladatelství odešle objednateli zálohovou fakturu na další předplatné období vždy nejpozději 4 týdny před koncem stávajícího předplaceného období. 
  9. Dojde-li ze strany objednatele k prodlení se zaplacením ceny předplatného, je nakladatelství oprávněno požadovat od objednatele zaplacení nákladů spojených s vymáháním každé pohledávky ve výši 1200 Kč v souladu s nařízením vlády č. 351/2013 Sb. 
  10. Objednatel je povinen nakladatelství bez zbytečného odkladu oznámit jakékoli změny údajů, které  uvedl při uskutečnění objednávky. 
  11. On-line produkt podléhá autorskoprávní ochraně. On-line produkt nesmí být objednatelem ani nikým jiným bez předchozího souhlasu nakladatelství jakkoli rozmnožován, rozšiřován, pronajímán, propachtován, vystavován či půjčován třetím osobám a jeho obsah nesmí být sdělován v jakékoli formě veřejnosti. 
  12. Právo užívat On-line produkt je nepřenosné. Není-li mezi stranami smlouvy ujednáno jinak (multilicenční ujednání obsažené ve faktuře), má právo užívat On-line produkt
    a) v případě objednatelů - fyzických osob pouze tato jedna fyzická osoba a b) v případě objednatelů - právnických osob pouze jedna fyzická osoba u objednatele. 
  13. Poruší-li objednatel toto podlicenční ujednání nebo poruší-li jinou svou zákonnou či smluvní povinnost podstatným způsobem, je nakladatelství oprávněno od smlouvy s    okamžitým účinkem odstoupit a zrušit přístup objednatele k On-line produktu formou deaktivace přístupu nebo přístupového jména a hesla objednatele. 
  14. Nakladatelství nenese jakoukoli odpovědnost za správnost či úplnost obsahu On-line produktu a za případnou škodu či nemajetkovou újmu způsobenou přímo či nepřímo užitím obsahu On-line produktu. Ustanovení § 2950 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, se na odpovědnost nakladatelství neuplatní. 
  15. Nakladatelství odpovídá za to, že dostupnost On-line produktu nebude v průměru měsíčně nižší než 90%. Tato odpovědnost se však nevztahuje na kvalitu internetového připojení poskytovaného objednateli třetími osobami. Objednatel má právo odstoupit od smlouvy s účinky do budoucna, bude-li alespoň dva po sobě následující měsíce dostupnost On-line produktu nižší než 90 %. 
  16. V případě potřeby (oznámení, reklamace, stížnosti atp.) může objednatel kontaktovat nakladatelství na emailové adrese info@dashofer.cz nebo prostřednictvím kontaktů uvedených na www.dashofer.cz.  
  17. Není-li uvedeno jinak, mohou být veškerá oznámení adresovaná objednateli nakladatelstvím činěna ve formě elektronické zprávy adresované na emailovou adresu objednatele. Nakladatelství je dále oprávněno zasílat zálohové faktury a daňové doklady objednateli elektronicky, případně poštou. 
  18. Není-li v objednávce výslovně uvedeno jinak, má se za to, že objednatel je podnikatel a objednávku činí v souvislosti se svou podnikatelskou činností. V těchto případech se na právní vztah mezi objednatelem a nakladatelstvím neuplatní ustanovení § 1799 a § 1800 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Zákonná práva objednatelů - spotřebitelů nejsou tímto ustanovením dotčena. 
  19. Případné soudní spory vyplývající z právních vztahů mezi objednatelem a nakladatelstvím  bude rozhodovat obecný soud místně příslušný podle sídla nakladatelství. 
  20. Tyto všeobecné obchodní podmínky pro On-line produkty tvoří nedílnou součást smlouvy. Nakladatelství je oprávněno v případě potřeby tyto VOP-O jednostranně změnit. O takovéto změně bude objednatel vždy s dostatečným časovým předstihem písemně, elektronicky emailem anebo na internetových stránkách nakladatelství informován a bude mít možnost změnu VOP-O odmítnout a smlouvu z tohoto důvodu ukončit. 
  21. V případě rozporu mezi ustanovením smlouvy a těmito VOP-O má příslušné ustanovení smlouvy před VOP-O přednost . 
  22. Společnost Verlag Dashöfer, nakladatelství,spol.s r.o. se sídlem Praha 6 - Vokovice, Evropská 423/178, PSČ 160 00, IČ: 45245681, je zapsána u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 7702.


Tyto obchodní podmínky si můžete vytisknout kliknutím na následující odkaz:
http://www.dashofer.cz/vop/online/vop-online.pdf.

.

Ochrana osobních údajů a jejich používání

Ochrana soukromí je záležitostí  důvěry a vaše důvěra je pro nás důležitá. Respektujeme vaše soukromí a při zpracování vašich osobních údajů dodržujeme zákonná právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů, zejména tzv. GDPR (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)) (dále jen "Nařízení").

Chtěli bychom vás tímto informovat o našem nakládání s osobními údaji pro zajištění vaší informovanosti příp. pro získání souhlasu s jejich zpracováním.

1. Data a jejich využití 

Verlag Dashöfer, nakladatelství spol s r.o. jakožto Správce zpracovává osobní údaje za tímto účelem:

 

 

 

 

Výše uvedené údaje zpracováváme po dobu aktivní objednané služby a po dobu 5 let od ukončení objednané služby nebo nákupu singulárního produktu, nepožaduje-li právní předpis uchování smluvní dokumentace po dobu delší. V případě zpracování osobních údajů na základě uděleného dobrovolného souhlasu po dobu 5 let od udělení souhlasu.

Aktuální seznam našich zpracovatelů můžete nalézt zde.

2. Zabezpečení dat 

Ochrana vašich údajů je pro nás klíčová, proto vynakládáme maximální úsilí pro zajištění jejich bezpečnosti. Plně využíváme technická i organizační opatření pro prevenci neoprávněného přístupu k těmto datům a zamezení jejich zničení nebo zneužití. Způsoby zabezpečení vašich dat jsou také pravidelně kontrolovány.

Při zpracování údajů v plné míře využíváme možností pseudonymizace a anonymizace, abychom co nejvíce posílili jejich zabezpečení.   

 

3. Práva subjektů

Nad svými osobními údaji neztrácíte kontrolu. Můžete k nim kdykoliv přistupovat nebo je opravit. Jako subjekt zpracování osobních dat máte také následující práva: právo na potvrzení o zpracování a informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, na opravu, výmaz (pokud se nejedná o osobní údaje, které jsme povinni nebo oprávněni dále zpracovávat dle příslušných právních předpisů), omezení zpracování, přenos osobních údajů, námitku proti zpracování, podat stížnost u dozorového úřadu(ÚOOÚ), na účinnou soudní ochranu, pokud máte za to, že vaše práva podle Nařízení byla porušena v důsledku zpracování vašich osobních údajů v rozporu s tímto Nařízením. V případě zpracování na základě uděleného dobrovolného souhlasu máte také právo kdykoliv tento souhlas vzít zpět. 

V případě dalších dotazů ohledně zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na info@dashofer.cz