dnes je 20.3.2019
Input:

Použití automobilu zaměstnanci podnikatele

11.1.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

7.13
Použití automobilu zaměstnanci podnikatele

Ing. Jan Bonaventura

Ve většině podnikatelských subjektů je automobil nedílnou součástí majetku, který je využíván při podnikatelské činnosti a jeho použití je dnes zcela běžné. Velmi často jej využívá nejen samotný podnikatel, ale i jeho zaměstnanci, spolupracující osoby či další subjekty, jako jsou rodinní příslušníci, dodavatelé služeb apod. Automobil bývá rovněž využíván jako jeden z benefitů, kdy je zaměstnanci umožněno jeho použití jak pro firemní, tak pro soukromé účely.

Základní aspekty využití automobilu jsou obsahem této kapitoly. Cílem této kapitoly je zmínit nejvýznamnější z nich a navrhnout jejich možná řešení s tím, že se zaměříme zejména na účetní a daňové aspekty.

Užívání automobilu jinými osobami než podnikatelem

Co se týká možnosti využití automobilu jinými osobami, neexistují v zásadě limitace osob, které by mohly podnikatelův majetek využít, nedochází-li tím k porušování obecných předpisů o provozu vozidel (tj. například, pokud by ten, kdo vozidlo řídí, neměl oprávnění a podnikatel o tom věděl). V praxi je nejběžnějším způsobem použití poskytnutí vozidla zaměstnanci či spolupracující osobě, ale běžné je i využití vozidla dodavatelem či odběratelem služeb, rodinným příslušníkem a dalšími osobami.

Podnikatel by měl zajistit, aby vozidlo bylo při předání ve stavu odpovídajícím účelu, k jakému má být použito (splňovalo technické požadavky, výbavu apod.) a ve vlastním zájmu by si měl s osobou, která bude vozidlo řídit, dohodnout vzájemná práva a povinnosti, zejména v případech dlouhodobějšího využívání.

Použití vozidla zaměstnanci

Pod pojem „zaměstnanec“ zahrneme všechny osoby, které pobírají příjmy ze závislé činnosti, tj. zejména:

  • zaměstnance v pracovním poměru,

  • osoby vykonávající činnost na základě dohody o provedení práce či pracovní činnosti,

  • jednatele,

  • společníky právnických osob,

  • další osoby uvedené v § 6 ZDP.

Jak bylo zmíněno, se zaměstnancem je důležité sjednat obecná pravidla použití, mezi něž lze zařadit zejména:

  • dodržování předpisů v oblasti bezpečnosti práce (například evidence doby jízd) s tím, že lze rozhodně doporučit poučení zaměstnance o povinnostech v této oblasti zajištěním školení řidičů profesionálním dodavatelem takových služeb,

  • provozní pravidla jako například místa tankování, nutnost hlásit závady a zajistit servisní prohlídky ve stanovených servisech, udržování automobilu v čistotě, dodržování pravidel pro parkování vozu mimo pracovní dobu i během ní, sjednání zákazu přepravování dalších osob apod.),

  • dohodnout pravidla pro vyúčtování nákladů s provozem (tankování přes PHM karty, poskytování záloh apod.).

Tyto otázky jsou zejména pracovněprávní a chrání zaměstnavatele před odpovědností za případné náhrady škod, které by mohly zaměstnanci vzniknout, případně zajišťuje odpovědnost zaměstnance za škody, které by zaměstnanec mohl způsobit neodborným použitím či porušením obecné prevenční povinnosti (povinnost předcházet škodám).

Některé povinnosti jsou zřejmé a zaměstnanec se odpovědnosti nezprostí (například řízení pod vlivem alkoholu), ale v některých případech je vhodné zaměstnance přímo zavázat k dodržování určitých postupů, protože by se mohl snažit dovodit, že vznik škody nemohl předvídat (například poškození motoru v důsledku natankování špatné nafty, odcizení vozu v důsledku zaparkování v odlehlé ulici či ztráta záruky kvůli nedodržení servisního intervalu).

Účelem pravidel může být i úspora, například uložení povinnosti tankovat u vybraných čerpacích stanic, například díky dohodnuté slevě, obecně regionálně nižší ceně či jen kvůli eliminaci snahy některých řetězců přitáhnout řidiče pomocí bonusů za nakoupené PHM bez ohledu na jejich cenu.

Z toho důvodu je rovněž vhodné stanovit pravidla pro zajištění servisu a další oblasti provozu.

Účetní a daňové souvislosti

Co se týká využití automobilu pouze pro firemní potřeby, nejsou zde žádné zásadní otázky v oblasti účetnictví a daní, které by souvisely s tím, zda automobil používá přímo podnikatel či zaměstnanec. Problém či alespoň otázky k řešení zpravidla nastávají, pokud je automobil používán jak k firemním, tak k soukromým účelům, či v některých případech dokonce pouze k soukromým účelům.

Soukromé využití vozidla

V případě bezplatného použití vozidla jak pro služební, tak pro soukromé účely (resp. alespoň umožnění jeho soukromého použití) bude aplikován § 6 odst. 6 ZDP.

Dle tohoto ustanovení bude zaměstnanci zvýšen základ daně o 1 % z pořizovací ceny vozu za každý měsíc, kdy má vozidlo k dispozici pro soukromé použití.

Není přitom důležité, zda jej skutečně využil, ale zda jej má k dispozici, tj. zda má k využití právo na základě smlouvy, vnitřního předpisu apod.

V případě zaměstnanců, kteří využívají vůz soukromě jen příležitostně, tak bude z hlediska výše odvodů výhodnější poskytnout vozidlo vždy pro konkrétní případ (například při dovolené) na základě zvláštní dohody, aby nebylo nutné odvádět daň a pojistné za každý měsíc, kdy by právo využití bylo zakotveno v pracovní smlouvě apod.

Zákon tedy ve zmíněném § 6 odst. 6 ZDP stanovuje fikcí hodnotu příjmu, který zaměstnanec realizuje tím, že využívá bezplatně vozidlo, za nějž by standardně platil.

V této souvislosti upozorňujeme, že uvedené ustanovení pracuje s pojmem „motorové vozidlo“ a tedy se uvedené bude vztahovat jak na automobily (osobní či nákladní), tak na motocykly, čtyřkolky či traktory a další vozidla.

Stanovení hodnoty nepeněžního příjmu

Zákon při stanovení ceny vychází z pořizovací ceny vozu, tedy dovozuje, že čím dražší vozidlo, tím vyšší je takový příjem. Zajímavé je, že zákon neoperuje se změnou hodnoty vozu v čase, tj. pokud bude pořizovací cena vozidla 1 000 000 Kč, bude se měsíčně základ daně zvyšovat o 10 000 Kč po celou dobu, kdy bude vozidlo využíváno, ačkoliv bude jeho například za 5 let třeba jen 200 000 Kč.

Roli nehraje ani míra využití, tj. zdanitelný příjem bude stejný v případě, kdy zaměstnanec najede 200 km nebo 1000 km.

Pokud by došlo k prodeji vozidla a následně k jeho odkoupení zpět, vycházelo by se z nové vstupní ceny (nižší), nicméně takovou transakci by bylo možné posoudit jako zneužití práva, případně ji při stanovení vstupní ceny pro tyto účely vyloučit, jakožto simulovaný právní úkon, proto ji rozhodně nelze doporučit jako standardní způsob, jak vstupní cenu snížit.

V případě vozidel v nájmu se vychází z ceny pronajímatele, což platí i v případě, kdy dojde k následnému odkoupení vozidla (zejména u finančního leasingu). Při poskytnutí takového vozidla je tedy nutné požádat pronajímatele o sdělení vstupní ceny, kterou eviduje.

V případě plátců DPH je nutné upozornit ještě na jednu věc, a to, že se vychází z ceny včetně DPH bez ohledu na to, zda byl při pořízení uplatněn nárok na odpočet na vstupu.

Jedno procento se využije v případě, kdy je vozidlo poskytnuto bezplatně. Pokud by byla od zaměstnance vybírána úplata za použití, aplikovalo by se ustanovení § 6 odst. 3 ZDP a za nepeněžní příjem by se považovala částka ve výši rozdílu mezi § 6 odst. 6 ZDP a úplatou, kterou zaměstnanec hradí.

Pan Pekárek provozuje obchod a směnárnu a rozhodl se poskytnout zaměstnanci, panu Bartákovi, automobil jak pro služební, tak pro soukromé použití. Vozidlo pořídil před několika lety na finanční leasing, a ten dosud není splacen. Pořizovací cena vozu byla 500 000 Kč plus 21 % DPH. Měsíčně platí 10 000 Kč bez DPH. S panem Pekárkem se dohodli, že bude mít vůz bezplatně, pouze za měsíc červenec, kdy s ním jel na dovolenou do Španělska, zaplatí částku 3 000 Kč + 21 % DPH Kč za zvýšené opotřebení.

Řešení:

Vozidlo je v nájmu, tedy měsíční splátku nebereme v potaz, ale musíme zjistit vstupní cenu. Ta je 500 000 Kč (pan Pekárek je plátce DPH), pro účely propočtu však musíme DPH přičíst. Základ pro výpočet tedy bude 605 000 Kč, to, jak je vůz starý, nehraje roli. 1 % tedy činí 6 050 Kč, což je částka, o níž bude panu Bartákovi zvýšen zdanitelný příjem za každý měsíc, kdy má vozidlo k dispozici i pro soukromé účely. Za měsíc červenec však zaplatil za použití vozidla částku 3 630 Kč a jeho zdanitelný příjem tak bude stanoven dle § 6 odst. 3 ZDP a bude činit 2 370 Kč.

V případě, kdy je poskytnuto více vozidel současně, vychází se ze součtu vstupních cen všech takto poskytnutých vozidel. V případě, kdy je poskytnuto více vozidel postupně (například při obnově vozového parku apod.), je základem pro výpočet nejvyšší ze vstupních cen.

Zákon o daních z příjmů stanoví fikci 1 % ze vstupní ceny pro případy, kdy je vozidlo poskytnuto jak pro soukromé, tak pro služební účely (poměr není stanoven).

V případě, kdy by bylo vozidlo poskytnuto pouze pro soukromé účely, by tedy striktně vzato toto ustanovení nebylo aplikovatelné a opět bychom museli využít ustanovení § 6 odst. 3 ZDP a nepeněžní příjem by byl stanoven jako rozdíl mezi úhradou zaměstnance a cenou obvyklou.

Ta by ovšem mohla být vyšší než cena stanovená 1 % ze vstupní ceny. Stejně jako jsme však uvedli, že nehraje roli, že má zaměstnanec vozidlo pouze k dispozici, ale fakticky jej soukromě nepoužívá, nehraje opět roli, zda je vozidlo služebně využíváno či nikoliv. Stačí tedy, pokud je zde i tento účel alespoň potenciálně a opět je možné 1 % využít.

Pro případ, že by zaměstnavatel chtěl riziko případného doměrku eliminovat, doporučujeme nařídit zaměstnanci alespoň nějakou služební jízdu, například jízdu na poštu, do servisu apod.

V některých případech však skutečně může nastat situace, kdy vozidlo nebude poskytnuto pro služební účely, ale pouze pro soukromé použití a nelze argumentovat, že je vozidlo využíváno i služebně. Takovým případem bude například zapůjčení vozidla pouze za účelem vykonání soukromé cesty, například na dovolenou, zapůjčení nákladního automobilu pro převoz nákladu zaměstnanci pracujícímu v účtárně apod.

V takovém případě by bylo nutné stanovit obvyklou cenu, která by byla příjmem zaměstnance. Jak si však ukážeme dále, nemusí to znamenat, že by to bylo pro zaměstnavatele a zaměstnance méně výhodné, v některých případech právě naopak.

Stanovení obvyklé ceny při soukromém použití

Obecně by se vycházelo